9 ההרגלים של... או מה זה השטויות האלה "פרודוקטיביות"?

כולנו רוצים להיות הרבה יותר פרודוקטיביים בעבודה ומחפשים אחרי הדרכים שיעזרו לנו להיות כאלה. אבל האמת היא, שגם ערימה של כוסות קפה ורשימות של משימות לא יעזרו לנו להגיע לשיא התפוקה שלנו. למה? כי העניין בפרודוקטיביות הוא בכלל לא לעשות ולהספיק כמה שיותר ולאמיתו של דבר האנשים הכי אפקטיביים הם אלו שמתעקשים לעשות כמה שפחות. איך זה יכול להיות? המשיכו לקרוא ותבינו. קבלו את רשימת 9 ההרגלים שאם תטמיעו אותם בחייכם, תהפכו להיות הרבה יותר פרודוקטיביים. 1. תפוקות במקום תשומות לפני שאתם מתחילים עוד יום עבודה זכרו שהמטרה שלכם היא להוציא מ- 8 השעות האלו כמה שיותר תוצאות ולאו דווקא להספיק לדחוס אליהן כמה שיותר משימות. אז בחנו את רשימת המשימות שלכם לאור זה ועשו רק מה שבאמת מקדם אתכם אל עבר המטרות שלכם. 2. יותר הפסקות – יותר הספקים כשהייתי חיילת תמיד קנאתי במעשנים שיצאו, כל שעה עגולה, להפסקה מחוץ לבניין. אז אם אתם מעשנים - הסתדרתם בחיים (או שלא...), ואם לא - קחו את כאב הראש שתוקף אתכם אחרי כמה שעות עבודה, כסימן שאינו משתמע לשתי פנים. כי גם אם לא זזתם מהכסא כל היום, העבודה המנטאלית המאומצת מכלה את מאגרי הגלוקוז של המוח שלכם. אז צאו להליכונת קצרה, ארוחה, כוס משקה חם או אפילו מדיטציה ותראו שתחזרו לעבודה בכוחות מחודשים. 3. פארטו או חוק ה- 20/80 ידוע ש - 20% ממה שאנחנו עושים הוא שמניב לנו 80% מהתפוקה אז בלי רחמים, הוציאו מחייכם את המשימות המיותרות שגוזלות מכם אינסוף זמן ואנרגיה ומניבות לכם מעט מאוד תועלת ורווח. אפשר לעשות את זה ממש מספרית – הכינו רשימה של המשימות הדרושות להשלמת הפרויקט הבא שלכם, וצמצמו אותה עד שתגיעו למספר השווה ל- 20% ממספר המשימות המקורי. 4. לפתוח את בבוקר עם בוסט של אנרגיה הנטייה הטבעית, שלי לפחות, היא לפתוח את היום בהתנפלות על המיילים. אלא שאם חושבים על זה – לעשות זאת, זה בעצם לאפשר לאחרים לקבוע לי את סדר העדיפויות. יותר מכך, אם אנחנו לוקחים בחשבון שמה שבאמת יעשה הבדל בעבודה שלנו הוא כמה אנרגיה נפשית ויצירתיות יש לנו, וכמה אנחנו אפקטיביים בתקשורת שלנו עם אחרים אז עדיף שנשקיע את הבוקר בפעילות שמזינה אותנו באנרגיה כמו הליכה, ספורט, מדיטציה, או אפילו רק לשתות את כוס הקפה שלנו בנחת... 5. לגמור עם המשימות המאתגרות עוד לפני ארוחת צהריים המשימות האלה, המעצבנות ... הן אמורות לקחת רק שעה ... אבל אנחנו דוחים ודוחים אותן ומתרגזים וחושבים עליהן באופן אובססיבי... והשעה המעצבנת הזו הופכת לשעתיים או שלוש שמעצבנות לא פחות ... מסקנה - הדבר החכם יהיה פשוט לסגור זמן עבורן דווקא בבוקר כדי לגמור עם זה ודי! 6. יבשו את שיטפון המיילים אימייל הוא אחד מגזלני הזמן ומסיחי הדעת הידועים ביותר לשמצה. אז אם יש מליון מכותבים ב- CC של המייל – אולי כדאי לבדוק עם השולח מי האדם הנכון לטיפול בעניין... ואם ההתכתבות שלכם ארוכה יותר מ-2 או 3 אינטרקציות אולי תרימו טלפון ותסגרו את העניין? 7. ועוד אחד על המיילים קיבעו זמנים קבועים ביומן לבדיקת מייל (ולא... לא מציצים בין לבין). מחקרים מראים, שאנשים שבדקו את המייל שלהם לא יותר מ-3 פעמים ביום היו אפקטיביים יותר וגם דווחו על... רמת אושר גבוהה יותר מאשר האחרים. 8. תשכחו מהעצלנות במהלך השנים פגשתי לא מעט אנשים שהעידו על עצמם שהם עצלנים. בדרך כלל זה היה בהקשר של אי ביצוע משימה מסוימת וזה נראה בערך ככה: "אני לא עושה את זה כי אני עצלן... ואין מה לעשות.. זה מי שאני". אז אני חייבת לומר את זה אחת ולתמיד – עוד לא פגשתי אדם אחד שהוא באמת באמת עצלן זה פשוט משפט, לא מעצים במיוחד, שמאפשר לנו לסגור את הפינה. ממש נוח נכון? אז אם יש לנו משימה שלא מסתיימת לאורך זמן – עוצרים וחושבים: למה אני לא עושה את זה? זה באמת חשוב לי? ואולי אני צריך כאן איזשהו מערך תמיכה? 9. וותרו על מולטי טאסקינג. אני רוצה לנפץ כאן היום את המיתוס מולטי טאסקינג זו אגדה אורבנית וכן, אפילו אצל הנשים. מחקרים מראים שהמוח לא באמת יכול לטפל בכמה משימות בו זמנית ולכן מה שהוא עושה זה לטפל בכל פעם במשימה אחת, באינטרוולים קצרים. ואז הפרודוקטיביות יורדת בגלל זמני הכניסה והיציאה שלו מהמשימות. אז אני ממליצה – התרכזו כל פעם רק במשימה אחת סיימו אותה בנחת ועיברו לבאה. אז לסיכום, כדי להיות יותר פרודוקטיביים אנחנו לא אמורים לדחוס כמה שיותר משימות ליום שלנו אלא להפך, הסוד טמון בצמצום כמות המשימות שלנו על ידי תעדוף נכון ובניהול חכם של משאבי האנרגיה העומדים לרשותנו. סיימתם לקרוא? מעולה - זה הזמן לעשות אז מה אתם יכולים לעשות ממש עכשיו כדי להפוך את היום הזה שלכם ליותר פרודוקטיבי?